چهارشنبه ۱ آذر ۱۳۹۶


بازدید روز ۲۷۰
بازدید دیروز ۰
بازديد ماه ۲۷۰
كل بازديدها ۵۴۷۱۷۷
افراد آنلاين ۲۶

سازماندهی دفتر کار


25 توصیه به کارمندان برای سازماندهی دفتر کار

          1.      کشوهاي ميز کار خود را زود به زود مرتب کنيد تا فضاي خالي براي نگهداري وسايل خود به وجود آوريد.

2.      سطح ميز کار خود را تميز و مرتب نگه داريد.

3.      از وسايل ضروري روي ميز کار خود مثل کامپيوتر، تلفن، فاکس و ... به دقت محافظت کنيد.

4.      اگر با بيش از يک نفر در اداره کار مي کنيد، براي هر شخص فايل مخصوص تشکيل دهيد.

5.      فهرستي از کارهاي ضروري خود را تنظيم کرده و روي ميز کار خود قرار دهيد.

6.      مکاتبات و ايميل هاي خود را با سه سرفصل براي بايگاني، براي مطالعه، براي تماس (مکاتبه يا تماس تلفني) دسته بندي کنيد.

7.      لوازم اداري خود را مثل گيره کاغذ، خودکار و مداد و... به طور تفکيک شده نگهداري کنيد.

8.      از پوشه و کازيه هاي مناسب براي سروسامان دادن به کاغذهاي روي ميزتان استفاده کنيد.

9.      کاغذها و وسايل شخصي خود را در يک کشوي مجزا نگهداري کنيد.

10.  پوشه ها را براساس تاريخ دسته بندي و نگهداري کنيد.

11.  براي نگهداري جزوات، مجلات، کاتالوگ ها و نظاير آن از جعبه هاي مخصوص نگهداري مجلات استفاده کنيد.

12.  مقالات مهم مجلات و روزنامه ها را اسکن کرده و در کامپيوتر خود ذخيره کنيد.

13.  سيستم بايگاني بايد ساده و قابل دسترسي باشد.

14.  فايل ها و پوشه هاي خود را کدبندي رنگي کنيد تا راحت تر به اطلاعات خود دسترسي پيدا کنيد.

15.  پوشه ها را خيلي پر نکنيد چون ورق زدن و جست وجو در آنها وقت گير و دشوار مي شود.

16.  کشوها و قفسه هاي بايگاني را خيلي پر نکنيد که جابه جا کردن پوشه ها و دسترسي به اطلاعات آنها دشوار مي شود.

17.  پوشه ها و زونکن هاي حجيم را با سرفصل مشترک به چند زونکن تقسيم کنيد.

18.  برچسب نام پوشه ها و زونکن را روي آنها و در جايي که به آساني قابل رويت باشد، بچسبانيد.

19.  به تماس هاي انجام شده در اسرع وقت پاسخ دهيد. براي افرادي که با آنها تماس مي گيريد و موفق به صحبت کردن با آنها نمي شويد پيام بگذاريد و زمان تماس خود را در پيغام ذکر کنيد.

20.  فضاي کار خود را از هر چيز غيرکاري خالي کنيد تا امکان بر هم خوردن تمرکز خود را کاهش دهيد.

21.  مهرهاي روي ميز خود را دسته بندي کنيد.

22.  هميشه نشاني و شماره تلفن رستوران هاي اطراف محل کار خود را در جايي نگه داريد تا در صورت نياز به آنها دسترسي يابيد.

23.  اگر در کار خود با شماره حساب هاي بانکي متعددي سروکار داريد، آنها را با رنگ هاي مختلف کدبندي کنيد تا تشخيص هر يک آسان شود.

24.  در پايان هر پروژه کاري يا رويداد، مثل جلسات کاغذها و يادداشت هاي مربوط به آن را بايگاني و نگهداري کنيد.

25.  در انتهاي هر روز کاري و خصوصاً در پايان هر هفته ميز کار خود را مرتب کنيد تا روز بعدي با يک ميز کار مرتب و تميز کار خود را شروع کنيد.

کلیه حقوق مادی و معنوی این وب سایت برای شرکت کاردار محفوظ می باشد
طراحی سایت